院辦公室    楊  梅

會(huì)議，是黨和國(guó)家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位實(shí)行集體領(lǐng)導(dǎo)的基本方法之一和日常工作的一種重要方式。醫(yī)院、部門(mén)、科室如何出色的完成會(huì)務(wù)工作呢？

一、會(huì)務(wù)流程知識(shí)。

一項(xiàng)會(huì)務(wù)工作的進(jìn)行可總結(jié)歸納為以下三個(gè)大步驟。

（一）啟動(dòng)會(huì)務(wù)工作：

1、確切的掌握會(huì)議的目的、主題、時(shí)間、參會(huì)人員（類(lèi)型、人數(shù)）、地點(diǎn)、會(huì)議日程、議程； 2、進(jìn)行會(huì)務(wù)工作分工，明確各單項(xiàng)工作負(fù)責(zé)人及工作紀(jì)律。

（二）會(huì)議前期：

1、工作內(nèi)容包括：

（1）會(huì)議的排期制定；（2）確定會(huì)議主題；（3）會(huì)議預(yù)算；（4）會(huì)議規(guī)模；（5）會(huì)場(chǎng)勘察“踩點(diǎn)”；（6）預(yù)定。  

2、會(huì)議前期準(zhǔn)備細(xì)節(jié)要求：

（1）與會(huì)場(chǎng)管理者詳細(xì)溝通會(huì)議細(xì)節(jié)及會(huì)議所需物料準(zhǔn)備，包括：（座位擺放、音響、麥克、茶水、紙筆、車(chē)位、住宿、餐飲、簽到表、會(huì)議標(biāo)題等詳細(xì)細(xì)節(jié)）；若僅為在單位內(nèi)部會(huì)場(chǎng)召開(kāi)的部門(mén)小型會(huì)議，僅需與會(huì)場(chǎng)管理者溝通會(huì)場(chǎng)內(nèi)部布置即可。（2）若為醫(yī)學(xué)年會(huì)等大型會(huì)議，則需到酒店管理部門(mén)商榷會(huì)議具體安排，合同確認(rèn)并預(yù)付定金。    

3、會(huì)前準(zhǔn)備：

（1）會(huì)議所需物料清點(diǎn)。（2）會(huì)議會(huì)場(chǎng)人員分工安排。（3）會(huì)場(chǎng)負(fù)責(zé)人一定要把控全局，從最高點(diǎn)俯視整體會(huì)場(chǎng)。 座位的排放是否達(dá)到想要的效果，是否需要微調(diào)，督促會(huì)場(chǎng)工作人員布置進(jìn)行；會(huì)務(wù)工作總負(fù)責(zé)人一定要會(huì)前巡查會(huì)場(chǎng)一次。（4）音響麥克的調(diào)試定位，多方面搜索會(huì)議過(guò)程中可能出現(xiàn)的意想不到的麻煩。

（三）會(huì)中把控：

1、在會(huì)議會(huì)場(chǎng)一定要合理安排能夠隨機(jī)應(yīng)變的工作人員，能夠及時(shí)協(xié)調(diào)或處置會(huì)議進(jìn)行過(guò)程中可能出現(xiàn)的各種意外狀況。

2、通知會(huì)場(chǎng)中所需的技術(shù)工作人員必須全程在崗，并將電話(huà)調(diào)至震動(dòng)，保持通訊通暢，以便隨時(shí)處置各種意外狀況。

3、會(huì)務(wù)總負(fù)責(zé)人必須保持全程關(guān)注會(huì)議進(jìn)展情況，掌握所有會(huì)務(wù)人員通訊信息，以便及時(shí)協(xié)調(diào)統(tǒng)籌會(huì)議進(jìn)展。

（四）會(huì)后：清理會(huì)議場(chǎng)地，包括各項(xiàng)設(shè)備的保養(yǎng)歸還，資料的回收歸檔及銷(xiāo)毀，并組織會(huì)務(wù)工作小組召開(kāi)總結(jié)會(huì)議對(duì)本次會(huì)務(wù)工作進(jìn)行總結(jié)。

二、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。

（一）注重工作人員間、部門(mén)與部門(mén)間的協(xié)調(diào)溝通。

俗話(huà)說(shuō)，孤木不成林?，F(xiàn)代社會(huì)的任何一件事，單靠一個(gè)人或一個(gè)部門(mén)是無(wú)法完成的。會(huì)議會(huì)務(wù)更是一件非常繁瑣而又細(xì)致的工作，是靠多個(gè)部門(mén)和眾多的的工作人員相互密切團(tuán)結(jié)協(xié)作才能完成。故做好人與人、部門(mén)與部門(mén)間的溝通是順利開(kāi)展一切工作的大前提。  

（二）細(xì)節(jié)決定成敗。

會(huì)務(wù)工作中，每個(gè)細(xì)節(jié)都認(rèn)真完成，串聯(lián)起來(lái)才是一場(chǎng)成功的會(huì)議。但凡任何一個(gè)細(xì)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，必將造成這場(chǎng)會(huì)議永遠(yuǎn)無(wú)法挽回的遺憾。

會(huì)務(wù)工作過(guò)程中，會(huì)有很多潛藏的因素即將影響會(huì)議推進(jìn)的質(zhì)量。僥幸心理造成的不良后果最為突出。

曾有一個(gè)案例，在一次會(huì)務(wù)工作中會(huì)場(chǎng)人員準(zhǔn)備了10支麥克風(fēng)，為保障使用通暢，都換成新的，而在調(diào)試過(guò)程中，工作人員心存僥幸，認(rèn)為新?lián)Q的設(shè)備，應(yīng)該用不著100%的調(diào)試，就抽樣調(diào)試了5個(gè)，結(jié)果在會(huì)議進(jìn)程中，未進(jìn)行調(diào)試中的一個(gè)麥克風(fēng)不能使用，剛好被一個(gè)重要領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言時(shí)使用。

可想而知，整個(gè)會(huì)務(wù)工程的辛苦付出全然被一個(gè)由心存僥幸而未被發(fā)現(xiàn)的小問(wèn)題否決了。由此可見(jiàn)，在會(huì)務(wù)工作中，細(xì)節(jié)也決定會(huì)議的成敗。

（三）態(tài)度決定高度。

意識(shí)支配態(tài)度，態(tài)度決定高度。會(huì)務(wù)工作形如一臺(tái)演出的臺(tái)前幕后，人們看到的只會(huì)是臺(tái)上局限的精彩瞬間，鮮少有人理解關(guān)注會(huì)務(wù)工作人員在會(huì)前會(huì)后及整個(gè)會(huì)議過(guò)程中所傾注的辛勤汗水。

所以，在會(huì)務(wù)工作中，會(huì)務(wù)工作人員是需要強(qiáng)大的精神力量支撐的，這份力量來(lái)源于正確認(rèn)識(shí)會(huì)務(wù)工作的重要性。這一認(rèn)識(shí)，將提升其使命感和責(zé)任感，增強(qiáng)其工作的積極性和主動(dòng)性，進(jìn)而促成工作任務(wù)的順利完成。